Có thể bạn chưa biết nhưng có những quy tắc kinh doanh và ứng xử có thể giúp doanh nghiệp thành công trong việc hợp tác với đối tác của mình. Người Nhật vốn nổi tiếng với những quy tắc ứng xử đầy linh hoạt và cực kỳ tinh tế, giúp người hợp tác cảm thấy hài lòng ở mức độ cao nhất. Cùng JapanBiz tìm hiểu thêm các quy tắc ứng xử trong công ty Nhật cực kỳ hay ho.
Mục lục
- Sự tôn trọng – nguyên tắc chính yếu trong các nghi thức kinh doanh của doanh nghiệp Nhật Bản
- Làm thế nào để duy trì sự hài hòa trong môi trường công sở?
- Xây dựng văn hóa tôn vinh và kết nối là một quy tắc ứng xử trong công ty Nhật
- Thể hiện sự tôn trọng với cấp trên và khách hàng
- Sắp xếp chỗ ngồi cũng là nghi thức ứng xử quan trọng với người Nhật Bản
Sự tôn trọng – nguyên tắc chính yếu trong các nghi thức kinh doanh của doanh nghiệp Nhật Bản
Một điều quan trọng cần ghi nhớ khi tìm hiểu về quy tắc ứng xử trong công ty Nhật đó chính là sự tôn trọng là yếu tố quan trọng. Mặc dù khái niệm tôn trọng người khác không khác lắm so với các hình thức kinh doanh tốt nói chung, hình thức kinh doanh và ứng xử của người Nhật cũng trang trọng hơn nhiều. Người Nhật thể hiện văn hóa tôn trọng này thông qua hai yếu tố chính:
1. Duy trì sự hài hòa
Sự hài hòa trong văn hóa công sở rất quan trọng vì nó tạo nên phong cách chung cho quá trình làm việc cũng như việc xây dựng các mối quan hệ công việc. Cơ sở để duy trì sự hài hòa trong văn phòng là tôn trọng cấp trên, khách hàng và đồng nghiệp của bạn.
Người Nhật nâng cao sự tôn trọng và hài hòa lẫn nhau lên một tầm cao mới và cực kỳ cẩn thận để không xúc phạm nhau vì nó có thể tạo ra một môi trường làm việc độc hại. Khi nhân viên cố gắng duy trì sự hài hòa, họ cũng xây dựng lòng tin lẫn nhau, tạo nên một cộng đồng vững mạnh hơn.
2. Tôn trọng khách hàng và cấp trên
Hiểu tầm quan trọng của việc tôn trọng ai đó là điều thực sự quan trọng đối với người Nhật. Có nhiều điều người Nhật cố ý làm để bày tỏ sự tôn trọng với khách và cấp trên của họ vì có một nền văn hóa mạnh mẽ về thứ bậc. Các nghi thức và hệ thống không có nghĩa là nghiêm ngặt hoặc hạ thấp phẩm giá theo bất kỳ cách nào, chúng chỉ đơn giản là cách để thể hiện sự tôn trọng.
Làm thế nào để duy trì sự hài hòa trong môi trường công sở?
Đầu tiên để đảm bảo cân bằng sự hài hòa trong môi trường làm việc, bạn cần biết cách kiềm chế cảm xúc của mình và có cái nhìn chính xác hơn về tâm trạng của những người khác trong văn phòng. Tốt nhất bạn không nên đưa ra ý kiến quá trực tiếp vì nó có thể bị coi là một sự xúc phạm, khiến cho đồng nghiệp hoặc khách hàng của mình cảm thấy mất mặt. Nói chung, người Nhật chuộng nói chuyện theo cách gián tiếp, thường do dự chia sẻ ý kiến thực sự của họ để tránh đối đầu.
Người Nhật cũng rất chú trọng đến việc không tạo gánh nặng cho đồng nghiệp bằng những công việc không phải của họ. Điều này cho thấy các đồng nghiệp Nhật Bản cảm thấy tồi tệ như thế nào nếu họ nghỉ một ngày hoặc nghỉ phép chăm con. Đó là một nguyên tắc ăn sâu vào phong cách của họ.
Giao tiếp trực tiếp được đánh giá cao trong văn hóa kinh doanh của Nhật Bản như một phương tiện thể hiện sự tôn trọng và lịch sự hơn. Mặc dù công nghệ cho phép các tùy chọn thuận tiện hơn, chẳng hạn như gọi điện thoại và trò chuyện video, nhưng các cuộc gặp trực tiếp được đánh giá cao hơn nhiều vì điều đó cho thấy rằng bạn đang nỗ lực hơn nữa để thể hiện sự tôn trọng và xây dựng mối quan hệ.
Ngôn ngữ cơ thể đặc biệt quan trọng và là yếu tố cần lưu ý trong văn hóa kinh doanh của Nhật Bản. Ngôn ngữ cơ thể nên cởi mở và chào đón, bạn không nên có những hành động như khoanh tay hoặc khoanh chân với bàn tay đưa ra và mở ra. Ngoài ra, hãy sử dụng cả hai tay để đưa và nhận mọi thứ, cho dù đó là danh thiếp, tài liệu hay thậm chí là một món quà.
Cúi chào không quan trọng bằng trong giao tiếp nội bộ và khi gặp khách nước ngoài hoặc khách hàng. Người Nhật sẽ hiểu nếu một người nước ngoài không biết sự khác biệt giữa một cái cúi chào kinh doanh hay một cái cúi chào cảm ơn. Tuy nhiên, bạn vẫn nên biết, vì vậy đây là một bài viết đi sâu vào chi tiết hơn về nó.
Xây dựng văn hóa tôn vinh và kết nối là một quy tắc ứng xử trong công ty Nhật
Đây là một cách để tăng cường mối quan hệ kinh doanh tại các sự kiện. Chúng được hiểu như một cách vừa cải thiện các mối quan hệ giữa đôi bên vừa tạo quan hệ gắn bó mật thiết với nhau hơn. Việc cấp trên và cấp dưới rủ nhau đi uống nước là điều rất bình thường vì việc tạo dựng quan hệ hoàn toàn được xã hội chấp nhận. Đây là nơi đồng nghiệp có thể chia sẻ ý kiến trung thực của họ về công ty hoặc hoạt động của ai đó. Đó cũng là thời gian để đồng nghiệp có thể hiểu nhau hơn.
Để phù hợp với ý tưởng luôn quan tâm đến người khác, đồ uống nên được rót cho khách và cấp trên. Ngoài ra, khi nâng ly, cấp dưới nên nâng ly thấp hơn cấp trên để thể hiện sự tôn trọng hệ thống thứ bậc trong kinh doanh.
Thể hiện sự tôn trọng với cấp trên và khách hàng
Người Nhật rất rõ ràng trong việc thể hiện sự tôn trọng với người khác cho dù họ là khách đến thăm văn phòng hay cấp trên rất được kính trọng. Hệ thống phân cấp dựa trên độ tuổi, vị trí công việc và thời gian làm việc tại công ty.
Giống như nhiều nền văn hóa châu Á, người Nhật sử dụng kính ngữ khi nói chuyện với những người lớn tuổi hơn như một dấu hiệu của sự tôn trọng. Đây là lý do tại sao tuổi tác rất quan trọng. Tốt nhất là nên kín đáo khi tìm hiểu tuổi của một người, đặc biệt là khi nói chuyện với phụ nữ.
Sắp xếp chỗ ngồi cũng là nghi thức ứng xử quan trọng với người Nhật Bản
Sắp xếp chỗ ngồi là một cách độc đáo để người Nhật thể hiện sự tôn trọng với cấp trên và khách. “Kamiza” trong tiếng Nhật được hiểu là chỗ ngồi danh dự. Nó được biết đến là chỗ ngồi thoải mái nhất và an toàn nhất, thường dành cho cấp trên hoặc khách mời. “Shimoza” là chỗ ngồi thấp nhất thường dành cho chủ nhà hoặc cấp dưới thấp nhất.
Những cách sắp xếp này có thể trở nên khá phức tạp, nhưng để làm cơ sở, tôi sẽ giải thích cách sắp xếp đơn giản nhất. Kamiza tốt nhất nên ngồi ở vị trí xa cửa nhất vì nó an toàn nhất. Những người theo sau dựa trên thứ tự phân cấp từ vị trí cao nhất tiếp theo đến thấp nhất. Sắp xếp chỗ ngồi rất quan trọng tại các cuộc họp, nhà hàng, trong xe cộ và trên thang máy.
Văn hóa Nhật Bản đề cao sự tôn trọng lẫn nhau với các cấp bậc phân tầng rất rõ ràng. Trong một công ty, nhân viên cần có sự tôn trọng với sếp, sếp tôn trọng nhân viên, đồng nghiệp tôn trọng lẫn nhau cũng như luôn dành sự chú tâm đến khách hàng của mình. Các quy tắc ứng xử trong công ty Nhật chính là nhân tố quan trọng để có thể đóng góp vào sự thành công của các doanh nghiệp trong quá trình đàm phán, thương lượng,…
Ý kiến