Horenso – Kỹ năng không thể thiếu tại công ty Nhật

Nếu muốn làm việc cho doanh nghiệp Nhật, Horenso là kỹ năng mà bạn cần trang bị càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, biết là một việc, nhưng làm sao để áp dụng Horenso một cách hiệu quả? Bài viết này sẽ giới thiệu cho các bạn phương pháp Horenso, những điểm cần lưu ý cho nhân viên khi áp dụng Horenso tại doanh nghiệp Nhật Bản.  

HoRenSo là gì?

Horenso ở đây không phải là rau bina trong tiếng Nhật. Nó là một quy tắc làm việc quan trọng của người Nhật, được cấu thành bởi 3 từ: 報・連・相 (hou・ren・sou).

• 報告 (hokoku): Báo cáo lại tiến độ công việc và kết quả đạt được với cấp trên.

• 連絡 (renraku): Thông báo với cấp trên và đồng nghiệp một khi nhận được thông tin mới

• 相談 (sodan): Khi có thắc mắc, điểm không rõ hoặc vấn đề xảy ra trong lúc xử lý công việc, cần thảo luận vấn đề với cấp trên.

Đây chính là 3 yếu tố quan trọng giúp việc truyền đạt thông tin trong doanh nghiệp trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.

Mục đích của văn hoá HoRenSo là gì?

Tăng hiệu quả công việc trong làm việc nhóm

Áp dụng Horenso giúp các thành viên trong nhóm hiểu được công việc của nhau. Từ đó, mỗi thành viên sẽ biết mình cần làm gì để hỗ trợ cho đồng nghiệp, phối hợp cùng nhau để mang lại hiệu quả công việc cao hơn.

Giải quyết vấn đề nhanh hơn

Nếu áp dụng Horenso thường xuyên, các thành viên sẽ ý thức được nhanh hơn những vấn đề mà doanh nghiệp hoặc đồng nghiệp mình đang gặp phải. Từ đó, vì quá trình nhận thức vấn đề được rút ngắn, mọi người sẽ có thể tìm ra giải pháp sớm hơn, và xử lý vấn đề nhanh hơn nếu thực hiện Horenso tại doanh nghiệp.

Tại sao bạn nên áp dụng văn hoá Horenso?

Giảm thiểu sai sót

Thông qua quá trình Horenso, các thành viên trong nhóm sẽ nhắm được những sai sót có thể xảy ra. Từ đó, sẽ có những biện pháp để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu nguy cơ xảy ra sai sót một cách dễ dàng hơn.

Quản lí và hỗ trợ nhân viên hiệu quả hơn

Horenso thường xuyên sẽ giúp cấp trên hiểu rõ được tiến độ công việc, và những khó khăn bạn đang gặp phải. Do đó, họ có thể đưa ra lời khuyên hoặc giúp đỡ bạn hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Và từ đó, việc quản lí nhân viên sẽ hiệu quả hơn nhờ áp dụng phương pháp Horenso.

Cơ hội để hiểu nhau hơn

Áp dụng phương pháp Horenso tức bạn cần giao tiếp thường xuyên và hiệu quả đối với không chỉ đồng nghiệp mà còn với cấp trên. Đây chính là cơ hội để rút ngắn khoảng cách, giúp mọi người trong công ty hiểu nhau hơn. Từ đó, quá trình làm việc cùng nhau sẽ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Phương pháp để đánh giá năng lực 

Thông qua quá trình Horenso, các cấp trên có thể nhìn ra được điểm mạnh và yếu của các nhân viên cuả mình. Ví dụ như, nếu một nhân viên cần rất nhiều lần thảo luận để hoàn thành một công việc nào đó, có lẽ đây công việc ấy không nằm trong sở trường của họ.

Ngược lại, nếu một nhân viên báo cáo nhiều kết quả tốt, có thể nói rằng, họ đang làm tốt công việc của mình. Do đó, dựa vào các báo cáo từ nhân viên, cấp trên có thể dự đoán được sở trường và điểm yếu của nhân viên, từ đó có thể cân nhắc và phân chia công việc một cách hợp lí, để cùng nhau mang lại một kết quả chung đúng như mong đợi.

Làm thế nào để Horenso?

Những điểm cần lưu ý khi áp dụng Horenso

Cần kiểm tra thông tin trước khi báo cáo

Không phải bạn muốn báo cáo lúc nào cũng được. Hãy đối chiếu, xác thực thông tin với những người liên quan trước khi báo cáo. Ngoài ra, cần lựa chọn thời điểm phù hợp để báo cáo với cấp trên.

Nếu bạn báo cáo trong lúc sếp đang quá bận một công việc khác, hiệu quả buổi báo cáo sẽ không cao. Không những vậy, bạn còn có thể bị đánh giá là không để ý đến những người xung quanh đấy.

Không nên chia sẻ cảm xúc, quan điểm cá nhân khi Horenso

Khi Horenso, bạn chỉ nên báo cáo những sự thật (facts), thông tin đã được xác thực. Tránh chèn  những câu nói mang tính chủ quan như “Em nghĩ…”, “Có tin đồn rằng…”, “Em nghĩ nó chắc chắn là…”.

Nên tham vấn ý kiến càng sớm càng tốt

Thảo luận, tham vấn ý kiến ngay khi vấn đề xảy ra hoặc khi bạn không rõ một điều gì đó. Tham vấn sớm sẽ giúp tiết kiệm được thời gian, và có thể đưa ra nhiều giải pháp cho vấn đề hơn.

Nếu bạn thảo luận vấn đề quá trễ, có khả năng vấn đề sẽ không được giải quyết, trong khi đó còn mất thời gian của cả bạn và cấp trên.

Cần chọn đúng người để Horenso

Bạn không thể tham vấn ý kiến của một người chưa từng làm công việc đó bao giờ. Do đó, hãy chọn người có kinh nghiệm trong lĩnh vực bạn muốn tham vấn, trước khi thực hiện Horenso.

Chú trọng tới các diễn đạt

Ngay cả đối với những tiền bối thân thiết, bạn vẫn nên dùng từ ngữ lịch sự khi Horenso.

Về cách diễn đạt khi Horenso, cần chủ ý 3 điểm như sau:

Sử dụng kính ngữ phù hợp

Trong tiếng Nhật, có 3 loại kính ngữ bao gồm Kính ngữ (尊敬語), Khiêm nhường ngữ (謙譲語), và Thể lịch sự (丁寧語 – sử dụng ます, です).

Tuỳ vào từng hoàn cảnh, hãy sử dụng linh hoạt các thể kính ngữ phù hợp khi Ho-Ren-Sho để tạo ấn tượng tốt với cấp trên.

Tránh sử dụng các từ viết tắt

Việc dùng quá nhiều từ viết tắt sẽ gây khó hiểu cho người đọc. Bạn nên giải thích những từ đó một cách đơn giản để ai đọc cũng có thể hiểu được.

Không sử dụng ngôn ngữ khiêu khích

Không nên phản bác một cách tiêu cực quá khi thực hiện Horenso đối với cấp trên, ngay cả khi bạn không thuyết phục với ý kiến của họ. Cần diễn đạt một cách khéo léo và tinh tế khi bạn muốn bày tỏ sự bất đồng trong quan điểm.

Ngoài ra, cấp trên cũng nên tạo điều kiện để nhân viên có thể báo cáo và trao đổi với nhau một cách cởi mở, lắng nghe vấn đề của nhân viên và đưa ra ý kiến, lời khuyên một cách tận tình. Cần phải có sự cố gắng từ cả nhân viên và cấp trên như thế thì Horenso mới thực sự hiệu quả.