‘Vấn đề năm 2024’ của ngành logistics Nhật Bản – Nguyên nhân và giải pháp cho các khó khăn

Những cải cách về thắt chặt số giờ làm của các tài xế sẽ có hiệu lực từ tháng 4 năm 2024, dự đoán sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng, và được những nhà chuyên môn xem là ‘Vấn đề năm 2024’ của không chỉ ngành hậu cần và vận tải, mà còn của toàn nước Nhật năm 2024. Những biện pháp nào là cần thiết để tuân thủ pháp luật và tiến hành hoạt động hiệu quả là gì? Làm thế nào để triển khai các giải pháp một cách hiệu quả hơn trong ngành logistics? Tìm hiểu thêm trong bài viết dưới đây của JapanBiz. 

“Vấn đề năm 2024” của ngành logistics là gì? 

Vấn đề năm 2024 Nhật Bản trong ngành logistics và vận tải là thuật ngữ chung chỉ những vấn đề nảy sinh do dự luật cải cách phong cách làm việc áp đặt giới hạn về giờ làm việc của tài xế. Cụ thể, có lo ngại rằng số giờ làm thêm của tài xế sẽ bị giới hạn ở mức 960 giờ/năm, điều này sẽ làm giảm quãng đường di chuyển của mỗi người và khiến việc vận chuyển hàng hóa trên quãng đường dài không thể thực hiện được. Hơn nữa, người ta cho rằng doanh số bán hàng trong ngành logistics, vận tải và thu nhập của tài xế xe tải có thể sẽ giảm nếu các vấn đề này không được khắc phục. 

Ngành logisticsvà vận tải đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của người dân, giúp hàng hoá lưu thông, giao hàng hóa đến đúng nơi cần đến, trong đúng thời gian đã cam kết. Ngày nay, với sự phát triển của ngành thương mại điện tử (E-commerce), nhu cầu của ngành logistics và vận tải ngày càng tăng. Tuy nhiên, lực lượng lao động ở Nhật ngày một lớn tuổi, tình trạng thiếu hụt tài xế trẻ ngày một trầm trọng, khiến thời gian lao động của các tài xế ở Nhật ngày càng kéo dài. Để cải thiện tình trạng này, giới hạn về giờ làm thêm đã được thiết lập dựa trên Đạo luật Cải cách Phong cách Làm việc của chính phủ Nhật Bản. 

Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động đã được sửa đổi để phù hợp với Đạo luật Cải cách Phong cách Làm việc và thời gian làm thêm giờ thường được quy định là 45 giờ mỗi tháng và 360 giờ mỗi năm. Tiêu chuẩn này đã được thi hành vào tháng 4 năm 2019 đối với các công ty lớn và tháng 4 năm 2020 đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù, số giờ làm thêm của ngành logistics và vận tải sẽ phải không vượt quá 960 giờ mỗi năm. Quy định này sẽ có hiệu lực từ tháng 4 năm 2024.

Thời gian chờ hàng của tài xế ước tính sẽ thay đổi do vấn đề năm 2024 trong ngành logistics 

Nếu có tìm hiểu qua sẽ thấy là, giới hạn làm thêm giờ có thể được xem là một cuộc cải cách lớn. Tuy nhiên, tại sao nó lại được cho là nguyên nhân gây ra nhiều vấn đề khác nhau?

Hãy lấy một ví dụ cụ thể về thời gian chờ hàng trong một tháng của tài xế. Đầu tiên, giới hạn trên cho việc làm thêm giờ là 960 giờ mỗi năm, tức khoảng 80 giờ mỗi tháng. Tuy nhiên, luật hiện hành không quy định giới hạn một tháng. Nói cách khác, ngay cả khi người tài xế có 100 giờ làm thêm trong một tháng, nếu bạn giảm bớt vào các tháng khác thì cũng không có vấn đề gì, miễn là nó không vượt quá 960 giờ trong một năm. 

Dựa vào quy định đó, chúng ta hãy thực sự áp dụng các điều kiện sau cho thời gian chờ một tháng của người lái xe. 

・Số ngày làm việc trong tháng: 3,4 tuần (22 ngày làm việc) 

・Thời gian nghỉ giải lao mỗi ngày: 1 giờ 

・Làm thêm giờ: 80 giờ 

Trong trường hợp này, thời gian làm việc hợp pháp là 40 giờ/tuần x 3,4 tuần, tương đương 172 giờ 1 tháng làm việc. Giới hạn trên cho việc làm thêm giờ là 960 giờ chia cho 12 tháng, tương đương 80 giờ 1 tháng. Thời gian nghỉ giải lao là 1 giờ mỗi ngày x 22 ngày, tương đương 22 giờ 1 tháng. Tổng thời gian cần thiết là 274 giờ. 

Nói cách khác, từ tháng 4 năm 2024 trở đi, người lái xe sẽ phải duy trì thời gian di chuyển trên đường trong một tháng không vượt quá 274 giờ, bao gồm cả thời gian nghỉ ngơi. Thời gian này đã ngắn hơn so với thời điểm hiện tại. 

‘Vấn đề năm 2024’ có thể gây ra nhiều vấn đề khác nhau trong ngành logistics Nhật Bản 

Trong bài toán năm 2024 mà ngành logistics Nhật Bản phải giải quyết, người ta thấy rằng người lái xe phải giới hạn thời gian chờ của mình ở mức ít hơn 274 giờ. Một trong những mối lo ngại nảy sinh từ việc giảm tổng thời gian làm việc của tài xế là “sự trì trệ của khối logistics”. Đặc biệt, số lượng các website thương mại điện tử đã mở rộng trong những năm gần đây và nhu cầu logistics ngày càng tăng. Ngoài tình trạng này, người ta cho rằng có khả năng ngành logistics sẽ bị gián đoạn do ngành này cũng lo ngại về tình trạng thiếu lao động. 

Hiện tại, như minh họa trong hình trên, khoảng 30% tài xế xe tải phải trực hơn 275 giờ mỗi tháng. Nói cách khác, nếu thời hạn được pháp luật yêu cầu là 274 giờ thì con số này sẽ bị vượt quá tiêu chuẩn, và người ta nói rằng hơn 30% hoạt động hậu cần có thể không được vận chuyển theo cách làm việc như thời điểm hiện tại. 

Vấn đề thứ hai là “sự sụt giảm doanh thu và lợi nhuận trong ngành logistics và vận tải”. Khi thời gian làm việc của tài xế ngắn hơn, lượng hàng họ vận chuyển mỗi ngày theo đó sẽ giảm đi, điều này đương nhiên ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, từ tháng 4 năm 2023, chính sách ”tăng lương cao cho 60 giờ làm thêm mỗi tháng” cũng sẽ được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dự kiến ​​sẽ có trường hợp chi phí nhân sự tăng do tăng lương phụ trợ. 

Vấn đề thứ ba là thu nhập của tài xế giảm. Các tài xế làm việc trong ngành logistics và vận tải thường được trả lương làm thêm giờ. Bằng cách đặt ra giới hạn về thời gian làm thêm giờ, tiền lương làm thêm giờ mà nhân viên nhận được trước đây cũng sẽ giảm đi. Do đó, có khả năng một số tài xế sẽ bị giảm thu nhập. 

Cần có biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, bao gồm các công cụ kỹ thuật số 

Để giải quyết ‘Vấn đề năm 2024’ của ngành logistics ở Nhật Bản do tổng số giờ làm việc bị cắt giảm, cần phải xem xét lại hoạt động và nâng cao hiệu quả. 

Đầu tiên, cần cân nhắc đến là cách quản lý và chấm công các tài xế trong hệ thống quản lý lao động. Cần hiểu chính xác tình trạng đi làm của từng tài xế và điều chỉnh giờ làm việc, kể cả khung giờ làm thêm. Từ góc độ thực tế, điều này cũng làm giảm thời gian chờ đợi và xử lý hàng hóa, gây gánh nặng cho người lái xe. Có thể có các biện pháp như yêu cầu đặt chỗ bốc xếp hàng hóa, giới thiệu máy móc, yêu cầu sự hợp tác của nhân viên tại chỗ. 

Một cách khác để giảm thời gian điều hành của tài xế là xem lại kế hoạch lái xe. Xem xét khía cạnh chi phí, một cách để làm điều này là rút ngắn thời gian xe trống, chẳng hạn như sử dụng đường cao tốc khi cần thiết.  

Có thể sử dụng các công cụ kỹ thuật số để cải thiện hoạt động chính xác và hiệu quả hơn. Ví dụ như Docomo Business cung cấp “doco desu car” như một dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho hoạt động quản lý phương tiện. Theo đó, doco desu car giúp giải quyết các vấn đề thường gặp trong các doanh nghiệp xử lý phương tiện, chẳng hạn như trong ngành vận tải và logistics. Nó cũng được trang bị các dịch vụ có thể được sử dụng trong ngành vận tải và logistics, chẳng hạn như quản lý thời gian thực về vị trí và điều kiện phương tiện cũng như quản lý tiến độ của kế hoạch vận tải. Hơn nữa, bằng cách sử dụng nút trạng thái, người quản lý cũng có thể kiểm tra việc quản lý lao động và nghỉ giải lao. Nếu sử dụng cảm biến nhiệt độ tùy chọn, người quản lý cũng có thể quản lý từ xa nhiệt độ thân xe. Dịch vụ này có thể rất hữu ích cho việc quản lý lao động lái xe và cải cách phong cách làm việc. 

Tối ưu hóa công tác hậu cần và nhu cầu về cơ sở vật chất hiện đại 

1. Vận chuyển đường dài và nhu cầu về cơ sở vật chất logistics tại các địa điểm trung gian 

Mối lo ngại cấp bách nhất liên quan đến các giới hạn chặt chẽ hơn đối với việc làm thêm giờ của tài xế xe tải đó là tình trạng thiếu tài xế lái xe đường dài. Theo dữ liệu khảo sát được từ “Khảo sát phân phối hàng hóa” của MLIT, các khu vực có lượng hàng hóa được vận chuyển lớn nhất là Kanto (Greater Tokyo) và Chubu (Greater Nagoya), Chubu (Greater Nagoya) và Kinki (Greater Osaka).  

Tuy nhiên, số liệu về lượng hàng hóa vận chuyển giữa Kanto (Greater Tokyo) và vùng Tohoku, và giữa Kinki (Greater Osaka) và vùng Chugoku cũng tương đối đáng kể. Các nhà khai thác dịch vụ logistics Nhật Bản đang tìm cách giảm số giờ lái xe tải bằng cách triển khai các trạm dừng trên các tuyến đường dài.

Có một vấn đề cân nhắc là những khu vực trung gian này hoàn toàn thiếu các cơ sở hậu cần quy mô lớn. Các công ty sẽ cần thời gian và tiền bạc đáng kể để thành lập cơ sở mới của riêng mình tại những địa điểm này, điều này không phải lúc nào cũng có thể hiện thực hóa trên thực tế. Do đó, cần có một mức nhu cầu nhất định về việc thuê cơ sở logistics ở các địa điểm trung gian. 

2. Nhu cầu lưu kho tăng do tối ưu hóa vận chuyển hàng hóa 

Dự kiến sắp đến, hình thức giao hàng hợp tác để tối ưu số tải trọng của xe tải và triển khai xe tải có khớp nối đôi để tăng lượng hàng hóa vận chuyển trong một chuyến đi sẽ ngày càng phổ biến. Việc tối ưu hóa hoạt động logistics chắc chắn sẽ dẫn đến việc tăng lượng hàng hóa được lưu trữ ở cả hai tuyến đầu của chuỗi vận chuyển. Do đó, theo dự kiến, diện tích sàn cũng sẽ cần phải tăng lên ở mỗi cơ sở kho trong thời gian tới. 

Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, ở Nhật Bản, số lượng cơ sở hậu cần hiện đại, có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về không gian lưu trữ vẫn còn hạn chế. So sánh lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường bộ theo “Khảo sát phân phối hàng hóa khu vực” của MLIT (2021) với dữ liệu của CBRE về kho hậu cần đa người thuê lớn (Large multi-tenant – LMT) cho từng khu vực dễ dàng thấy được: Ở hầu hết các khu vực ngoài Greater Tokyo, dự trữ LMT dường như không đủ để xử lý tải trọng hàng hóa đường bộ, điều này cho thấy nhu cầu cấp thiết về các cơ sở hậu cần hiện đại hơn có thể quản lý linh hoạt sự gia tăng tải trọng hàng hóa tiềm năng ở những khu vực như vậy. Sự lan rộng dự kiến ​​trong tương lai của xe tải khớp nối kép và xe tự hành sẽ chỉ dẫn đến yêu cầu lớn hơn về cơ sở vật chất tiên tiến có thể đáp ứng yêu cầu của các kỹ thuật vận chuyển như vậy. 

Vấn đề về thời gian làm việc quá dài của tài xế xe tải không chỉ giới hạn ở việc vận chuyển hàng hóa đường dài. Vận tải nội vùng chiếm từ 80% đến 90% tổng khối lượng vận chuyển hàng hóa đường bộ, vượt xa vận tải liên vùng. Trong nhiều trường hợp, việc vận chuyển nội vùng này có thể đi được những khoảng cách đáng kể, có thể kể đến trường hợp trong khu vực Greater Tokyo bao gồm cả Thành phố Tsukuba ở tỉnh Ibaraki và Thành phố Atsugi ở tỉnh Kanagawa, cách nhau khoảng 120 km.  

Vì liên quan đến việc dỡ hàng tại một số điểm đến khác nhau, vận tải nội vùng đòi hỏi người lái xe phải đi đi lại lại những quãng đường tương đối ngắn, diện tích bao phủ càng rộng thì càng mất nhiều thời gian cho việc quay đi quay lại. Do đó, việc chia các khu vực này thành các khu vực giao hàng nhỏ hơn thông qua việc thiết lập nhiều cơ sở phân phối hơn sẽ có tác động đáng kể đến việc giảm tổng thời gian vận chuyển. 

3. Tối ưu hóa cơ sở vật chất logistics và nhu cầu về cơ sở vật chất hiện đại 

Việc giảm thời gian chờ xếp hàng là một biện pháp hiệu quả khác để giảm thời gian làm nhiệm vụ của tài xế xe tải. Để đạt được mục tiêu đó, một loạt các ứng dụng công nghệ thông tin và đổi mới công nghệ khác gần đây đã được phát triển để hỗ trợ nỗ lực này. Ví dụ, sự phối hợp của hệ thống đặt bến đỗ online với hệ thống kiểm soát hàng tồn kho và thiết bị xử lý vật liệu có thể giúp chuẩn bị hàng hóa trong kho kịp thời cho xe tải đến, cũng như cho phép sắp xếp hàng hóa một cách suôn sẻ và hiệu quả sau đó. Để công nghệ như vậy được sử dụng hiệu quả, các cơ sở hậu cần thế hệ mới nhất, có diện tích sàn rộng rãi và bến đỗ xe tải dồi dào, sẽ là điều cần thiết. 

Tuy nhiên, theo ước tính của CBRE dựa trên dữ liệu xây dựng cho thấy, rất nhiều công trình đã lỗi thời, các kho bãi đã cũ và thiếu nhiều cơ sở vật chất vẫn được sử dụng. Trong khi các cơ sở tương đối mới, dưới 20 tuổi đời chỉ chiếm 28% tổng lượng hàng tồn kho thì các kho trên 41 tuổi chiếm khoảng 31%. Do các tiêu chuẩn chống động đất mới được ban hành vào tháng 6 năm 1981, nên những cơ sở này có thể được coi là những công trình được xây dựng theo tiêu chuẩn cũ.  

Ngoài những thiếu sót rõ ràng về các thông số kỹ thuật như tải trọng sàn và chiều cao trần, các nhà kho này không phù hợp với việc áp dụng các công nghệ mới nhất bao gồm thiết bị xử lý vật liệu vì lý do an toàn. Việc tối ưu hóa quy trình logistics chỉ có thể đạt được bằng cách thay thế hàng tồn kho cũ bằng cơ sở vật chất mới hơn. 

Vấn đề năm 2024 Nhật Bản dự kiến ​​sẽ có tác động lớn đến ngành logistics và vận tải hàng hoá. Mặt khác, thách thức đối với ngành là đạt được hiệu quả hoạt động tối đa trong thời gian có hạn. Để đạt được điều này cũng cần phải có cách quản lý thời gian làm việc chính xác và kế hoạch hoạt động phù hợp. Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số có thể là một cách hiệu quả để thực hiện bước đầu tiên trong việc xem xét hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hoạt động trong ngành.