Triển lãm tại Nhật Bản: Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì khi tham gia triển lãm tại Nhật?

Yếu tố quan trọng nhất có tác động đến sự thành công hay thất bại của một triển lãm chính là sự chuẩn bị. Việc chuẩn bị càng kỹ lưỡng thì triển lãm càng diễn ra suôn sẻ và hạn chế các sai sót. Vậy một triển lãm tại Nhật Bản thường diễn ra với cách thức tổ chức như thế nào? Cần tuân theo quy trình ra sao để việc tổ chức triển lãm đạt được thành công cũng như thu hút đông đảo khách tham dự.

Quy trình tổng thể của một triển lãm tại Nhật Bản

Kế hoạch chung cho một buổi triển lãm ở Nhật Bản thường sẽ tuân theo quy trình như sau:

1. Từ 1 năm đến 6 tháng trước khi diễn ra triển lãm

• Quyết định mục đích tổ chức trưng bày tại triển lãm
• Quyết định triển lãm nào sẽ trưng bày
• Đăng ký tham gia triển lãm

2. Từ 3 – 5 tháng trước triển lãm

• Quyết định vị trí gian hàng
• Lập kế hoạch thu hút khách hàng tham dự triển lãm
• Quyết định thiết kế của gian hàng
• Lên kế hoạch truyền thông triển lãm

3. 2 tháng trước triển lãm

• Quyết định các nhân viên sẽ tham gia tổ chức
• Sản xuất/yêu cầu sản phẩm
• Sắp xếp các công việc hậu cần

4. 1 tháng trước triển lãm

• Gửi thư mời tham dự cho các đối tượng khách hàng mục tiêu
• Chuẩn bị mọi thứ cho ngày diễn ra triển lãm

5. 3 ngày trước triển lãm

• Vận chuyển vật tư và tài liệu in ấn cần thiết đến nơi tổ chức
• Bố trí gian hàng

6. Ngày tổ chức triển lãm

Xác nhận lại mọi thứ lần cuối và tổ chức triển lãm. Theo kế hoạch này, có nhiều việc chuẩn bị cần được thực hiện trước khi triển lãm. Việc chuẩn bị càng sớm càng tốt, vì thời gian giao hàng cho các yêu cầu sản xuất có thể thay đổi tùy thuộc vào từng nhà cung cấp.

Các công việc chuẩn bị cho triển lãm cần được thực hiện từ 1 năm đến 6 tháng trước

Việc bắt đầu chuẩn bị cho việc tham gia triển lãm khoảng 1 năm trước là lựa chọn tốt nhất, để đảm bảo thành công, việc chuẩn bị ban đầu rất quan trọng. Các chuẩn bị cần được thực hiện từ một năm đến sáu tháng trước triển lãm bao gồm các bước sau:

• Quyết định mục đích trưng bày tại triển lãm
• Quyết định triển lãm nào sẽ trưng bày
• Đăng ký tham gia triển lãm

1. Xác định mục đích tổ chức triển lãm thương mại

Bước đầu tiên là xác định mục đích tổ chức triển lãm. Nếu tiến hành chuẩn bị mà chưa xác định mục đích trước, có thể sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian mà không quyết định được những điều cần phải quyết định, như thiết kế gian hàng và kế hoạch quảng bá. Nếu thiếu mục đích, cũng sẽ khó để xác định liệu triển lãm có thành công hay không, khiến thời gian bị lãng phí.

Có ba mục đích chính cho việc tổ chức triển lãm:

• Có được khách hàng tiềm năng mới
• Nâng cao nhận thức về công ty và sản phẩm
• Cải thiện mối quan hệ với khách hàng hiện tại

Chỉ nên quyết định một trong ba mục tiêu sau cho việc tổ chức triển lãm của công ty bạn. Nếu công ty có đồng thời hai mục tiêu (ví dụ như “thu hút khách hàng tiềm năng mới” và “tăng cường nhận thức thương hiệu”) thì công ty sẽ khó để đạt được bất cứ mục tiêu nào, vì công ty sẽ bối rối khi ra quyết định về thiết kế gian hàng và công bố thông tin. Do đó, hãy tập trung vào một mục tiêu, đầu tư công sức và thời gian vào mục tiêu đó càng nhiều càng tốt.

1.1. Thu hút khách hàng tiềm năng mới

Mục tiêu đầu tiên là thu hút khách hàng tiềm năng mới đến tham quan triển lãm. Tại triển lãm, công ty có thể giới thiệu về sản phẩm và dịch vụ để thu hút sự quan tâm của khách hàng. Khi họ đến gian hàng và quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ, công ty có thể thu thập thông tin bằng cách trao đổi danh thiếp và tiến hành các cuộc khảo sát, các đàm phán kinh doanh và đặt hàng trong tương lai.

1.2. Tăng cường nhận thức về công ty và sản phẩm

Tham gia triển lãm thương mại có thể nâng cao nhận diện thương hiệu của một công ty và sản phẩm của công ty đó. Đối với các công ty có mức độ nhận biết thấp, có thể nhằm mục đích tăng cường khả năng hiển thị của họ với khách hàng bằng cách trưng bày tại các cuộc triển lãm thương mại.

Công ty nên lựa chọn tham dự triển lãm khi mới ra mắt sản phẩm mới hoặc khi công ty mới thành lập.

1.3. Cải thiện mối quan hệ với khách hàng hiện tại

Công ty có thể muốn cải thiện mối quan hệ với những khách hàng đã ký hợp đồng, giới thiệu dịch vụ mới hoặc khuyến khích họ gia hạn hợp đồng.

2. Quyết định tham gia triển lãm nào?

Khi mục đích tham gia triển lãm thương mại đã được làm rõ thì công ty cần tìm kiếm triển lãm để tham gia. Các cuộc triển lãm tương tự được tổ chức thường xuyên hàng năm, vì vậy tốt nhất công ty nên tìm kiếm các cuộc triển lãm trước khoảng một năm để có thể xem và tham khảo trước.

Bằng cách tham quan trước triển lãm, công ty có thể tìm hiểu những điều mà công ty không thể biết chỉ từ tài liệu, chẳng hạn như đối tượng khách hàng nào sẽ đến và vị trí tốt nhất cho gian hàng ở đâu. Sau đó, khi chọn triển lãm, hãy thử tìm một triển lãm có thể trưng bày sản phẩm của mình bằng cách sử dụng một trang web tìm kiếm triển lãm.

Có thể tìm kiếm các hội chợ và triển lãm không chỉ tại Nhật Bản mà còn trên toàn thế giới trên trang chủ của Tổ chức Thương mại Bên ngoài Nhật Bản (JETRO). Ngoài ra, nếu muốn tham gia triển lãm địa phương thay vì một triển lãm lớn, công ty có thể kiểm tra trên trang web của các chính quyền địa phương và thông tin về sự kiện của họ.

3. Đăng ký tham gia triển lãm

Một số triển lãm sẽ giảm giá nếu công ty đối tác đăng ký sớm, có thể giúp tiết kiệm chi phí tham dự triển lãm. Ngoài ra, một số triển lãm cho phép chọn vị trí gian hàng của mình vào thời điểm đăng ký, vì vậy nếu đăng ký sớm và chọn vị trí tốt sẽ có thể thu hút nhiều khách hàng hơn. Bắt đầu chuẩn bị cho triển lãm sớm sẽ có thể thu thập thông tin hữu ích và làm cho triển lãm trở nên thành công.

Từ 3 – 5 tháng trước triển lãm: Chuẩn bị các thông tin chi tiết

1. Quyết định vị trí của gian hàng

Vị trí gian hàng là một trong những yếu tố sẽ quyết định thành công của triển lãm. Bởi vì lượng người qua lại sẽ thay đổi tùy thuộc vào vị trí, do đó cần xác nhận vị trí của gian hàng và lên kế hoạch chiến lược phù hợp.

Phương pháp xác định vị trí gian hàng phụ thuộc vào triển lãm mà công ty tham gia chẳng hạn như: do ban tổ chức quyết định, chọn từ các vị trí có sẵn, hoặc có thể được chọn thông qua việc bốc thăm may mắn. Nếu có thể chọn vị trí gian hàng của mình, vui lòng tham khảo các điểm sau để giúp đưa ra quyết định tối ưu như gian hàng nằm ở vị trí đối diện với lối đi rộng, trong góc hoặc nằm nằm gần lối vào.

Các gian hàng thường được đặt gần lối vào và lối ra hoặc đối diện với những lối đi rộng, nơi mà nhiều người có thể dễ dàng đến tham quan. Một vị trí góc cung cấp nhiều không gian phía trước gian hàng cũng sẽ thu hút nhiều người hơn. Công ty nên quyết định vị trí gian hàng của mình dựa trên những điểm này.

2. Lập kế hoạch thu hút khách hàng và quảng bá tại triển lãm

Sau khi đã quyết định vị trí của gian hàng, hãy xác định xem loại khách hàng sẽ đến gian hàng từ lối nào, và suy nghĩ về cách thu hút khách hàng đến gian hàng. Việc lập kế hoạch thu hút khách hàng và quảng bá sẽ hiệu quả hơn sau khi đã quyết định vị trí gian hàng, vì phương pháp thu hút khách hàng sẽ khác nhau tùy thuộc vào vị trí, như là gian hàng có đặt ở khu vực đông đúc hay không. Ngay cả khi đã tạo ra một gian hàng hấp dẫn, nó sẽ không có ý nghĩa nếu không thể tận dụng tốt nó.

Vì lý do này, một kế hoạch quảng bá cho ngày triển lãm (cách thu hút khách tham quan, tăng cường nhận thức về sản phẩm và dẫn họ đến mua hàng) nên được phát triển.

3. Xây dựng thiết kế triển lãm

Bước 1: Nghiên cứu khách hàng: Điều tra và hiểu rõ đối tượng khách hàng mục tiêu. Xác định sở thích, mong đợi và nhu cầu của khách hàng khi họ thăm gian hàng.

Bước 2: Phân tích không gian gian hàng: Đánh giá kích thước và cấu trúc của gian hàng để tối ưu hóa diện tích sử dụng. Xác định vị trí các khu vực chính trong gian hàng (đón khách, trưng bày sản phẩm, không gian tương tác,…).

Bước 3: Tạo ý tưởng thiết kế: Dựa trên nghiên cứu và phân tích trước đó, tạo ra các ý tưởng thiết kế gian hàng. Đảm bảo rằng thiết kế phản ánh được thông điệp của thương hiệu và thu hút sự chú ý của khách hàng mục tiêu.

Bước 4: Lựa chọn màu sắc và đồ họa: Chọn màu sắc và hình ảnh phù hợp với thương hiệu của bạn và hấp dẫn với khách hàng. Sử dụng đồ họa và hình ảnh để trình bày sản phẩm/ dịch vụ một cách thú vị và dễ hiểu.

Bước 5: Xây dựng và thử nghiệm: Tạo một bản thiết kế thử nghiệm hoặc mô phỏng gian hàng để xem nó hoạt động như thế nào trong thực tế. Đánh giá và điều chỉnh thiết kế dựa trên phản hồi và thử nghiệm.

Bước 6: Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về cách tiếp cận và tương tác với khách hàng. Chuẩn bị nhân viên với thông tin cần thiết về sản phẩm/dịch vụ để có thể cung cấp thông tin chính xác và hấp dẫn cho khách hàng.

Bước 7: Quản lý gian hàng: Đảm bảo sự sắp xếp và trình bày của gian hàng làm cho việc di chuyển và tham quan dễ dàng cho khách hàng. Theo dõi và đánh giá hiệu quả của gian hàng để có thể điều chỉnh và cải thiện.

4. Lên kế hoạch truyền thông cho triển lãm

Nếu định tham gia triển lãm, cần tiếp cận khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng trước để khuyến khích họ đến tham dự triển lãm. Công ty có thể gửi lời mời và email để tiếp cận trực tiếp khách hàng hiện tại và tiềm năng, điều này không chỉ cung cấp thêm thông tin về nội dung của triển lãm mà còn cung cấp các ưu đãi đặc biệt để khuyến khích họ đến tham dự. Ngoài ra, việc gửi lời mời qua email sau khi đã gửi lời mời trực tiếp sẽ tăng cường nhận biết về sự kiện.

Nếu không cung cấp thông báo trước như vậy và chỉ tiếp xúc với khách thăm gian hàng vào ngày diễn ra triển lãm, sẽ khó thu hút được khách hàng tiềm năng và triển lãm có thể thất bại. Vậy nên để tránh tình huống như vậy, cần thông báo về triển lãm từ sớm.

Chuẩn bị chi tiết cho triển lãm cần thực hiện ít nhất 2 tháng trước

1. Lập danh sách các nhân viên tham gia trực tiếp trong triển lãm

Quyết định nhân viên sẽ đảm nhận việc thiết lập gian hàng và phục vụ khách hàng tại triển lãm ít nhất 2 tháng trước. Nếu chỉ có một nhân viên, họ sẽ không thể nghỉ, vì vậy hãy chắc chắn có ít nhất hai nhân viên. Nhưng nếu có quá nhiều nhân viên sẽ làm cho việc vào gian hàng trở nên khó khăn, vì vậy cần lưu ý một số yếu tố:

1.1. Xác định vai trò của nhân viên

Sau khi đã quyết định về nhân viên sẽ được phân công trong triển lãm, cần xác định vị trí cụ thể mà họ đảm nhận.

1.2. Đảm bảo phương tiện di chuyện và chỗ trú lại

Khi đã quyết định số lượng nhân viên sẽ tham dự, hãy đảm bảo có chỗ ở cho số người đó. Nếu địa điểm triển lãm gần công ty, không cần chỗ ở qua đêm, nhưng nếu mất vài giờ để đến địa điểm triển lãm, tốt nhất là bắt đầu 2 ngày trước khi gian hàng được thiết lập hoặc vào ngày trước, và ở qua đêm để giảm gánh nặng cho nhân viên.

Đối với các triển lãm lớn, nên sắp xếp chỗ ở càng sớm càng tốt, vì các chỗ ở xung quanh triển lãm sẽ nhanh chóng hết chỗ. Cũng nên đảm bảo vé tàu Shinkansen và các phương tiện vận chuyển khác càng sớm càng tốt.

1.3. Sắp xếp số lượng nhân viên bán thời gian

Nếu thiếu nhân viên, công ty có thể tìm nhân viên bán thời gian làm việc trong triển lãm. Nhân viên bán thời gian sẽ không thể cung cấp giải thích chi tiết về sản phẩm hoặc công ty vì họ chỉ có thời gian ngắn, vì vậy công việc chủ yếu là làm lễ tân. Đặc biệt, các đối tác sự kiện có thể giúp rất nhiều trong việc thu hút khách thăm gian hàng. Nhiều đối tác sự kiện có kinh nghiệm tại các sự kiện khác nhau và biết khi nào nên gọi và nói gì, vì vậy họ có thể được coi là chuyên gia trong việc thu hút khách hàng.

2. Bắt đầu sản xuất sản phẩm, hình ảnh dùng trong triển lãm

Lúc này là thời điểm tốt để bắt đầu giao cho đơn vị sản xuất. Các tài liệu quảng cáo, video và các tài liệu khác cần thiết cho kế hoạch truyền thông cần được bắt đầu thực hiện từ bây giờ. Nếu có kế hoạch giao sản xuất này cho bên ngoài, việc tốt nhất là chọn một công ty có thể nhận đơn hàng lớn. Khi giao cho bên ngoài, việc chia sẻ hình ảnh và điều chỉnh mất khoảng từ 1 đến 3 tháng. Nếu công ty tự thiết kế và in các tài liệu của mình, có thể sẽ mất từ một đến hai tuần cho quá trình in ấn.

3. Sắp xếp vận chuyển

Sắp xếp cho việc vận chuyển và di chuyển cũng được thực hiện trong giai đoạn này. Một số công ty không chỉ hỗ trợ vận chuyển hàng mà thậm chí còn bố trí gian hàng cho công ty. Nếu có kế hoạch trang trí quy mô lớn, sẽ khó để thiết lập gian hàng chỉ với nhân viên của công ty. Tốt hơn hết nên thuê bên thứ ba thực hiện công việc này, công ty có thể tiết kiệm thời gian và công sức trong việc sắp xếp, dành nhiều thời gian cho các công việc quan trọng khác.

Ngoài ra, khi tự vận chuyển vào và ra khỏi sự kiện, công ty cần sắp xếp một chiếc xe và đảm bảo có đủ nhân viên lo liệu.

Khoảng thời gian 1 tháng trước khi tổ chức triển lãm

1. Thông báo với khách hàng về triển lãm

Tốt nhất là nên gửi lời mời cho khách hàng khoảng một tháng đến hai tuần trước khi triển lãm chính thức diễn ra. Ngoài ra, nếu công ty đính kèm vé vào cổng cho khách hàng mục tiêu sẽ tăng hiệu quả thu hút khách hàng.

Bên cạnh đó, việc gọi điện một tuần trước triển lãm để xác nhận rằng “bạn đã có cơ hội tham dự triển lãm” cũng hiệu quả. Qua cách này, bạn nên đưa ra những thông báo tiếp cận được với những khách hàng mà bạn thật sự muốn họ ghé thăm triển lãm của bạn.

2. Chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho ngày triển lãm

Theo kế hoạch về việc tổ chức triển lãm ở Nhật Bản, các doanh nghiệp nên chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho ngày diễn ra triển lãm trước khoảng một tuần.

Những thứ cần chuẩn bị trong 3 ngày trước triển lãm

3 ngày trước triển lãm, gần như là thời điểm hoàn thành mọi việc cần chuẩn bị.

1. Vận chuyển thiết bị cần thiết và tài liệu in ấn đến nơi tổ chức triển lãm

Khi đã có đủ thiết bị cần thiết và tài liệu in ấn, hãy gửi chúng đến địa điểm tổ chức triển lãm. Liên hệ với người chịu trách nhiệm về triển lãm trước để thông báo rằng công ty sẽ gửi chúng đến địa điểm để đảm bảo việc nhận hàng được thuận lợi. Vì việc giao hàng có thể bị trễ do thời tiết hoặc điều kiện đường xá nên tốt nhất là gửi hàng càng sớm càng tốt nếu có thể. Trước khi gửi hàng, hãy kiểm tra với người chịu trách nhiệm về triển lãm xem có vấn đề gì khi gửi hàng sớm không.

2. Tổ chức thiết lập gian hàng

Ngày mà công ty có thể bắt đầu thiết lập gian hàng tùy thuộc vào sự cho phép của đơn vị tổ chức triển lãm, nhưng thường là từ 2 ngày trước đến ngày trước khi triển lãm diễn ra. Ngay cả khi đã thuê một nhà thầu để thiết lập gian hàng, hãy đảm bảo rằng người chịu trách nhiệm về gian hàng có mặt trong quá trình thiết lập nhiều nhất có thể.

3. [Ngày diễn ra triển lãm] Xác nhận lại lần cuối và tổ chức cuộc họp

Vào ngày diễn ra triển lãm, hãy thực hiện kiểm tra cuối cùng sau khi tất cả các thủ tục chuẩn bị đã được hoàn tất vào ngày trước đó.

Một giờ trước khi triển lãm mở cửa, hãy kiểm tra từng mục sau một cách kỹ lưỡng các đầu mục công việc như:

• Công ty đã có đủ mọi thứ cần thiết chưa?
• Gian hàng đã được vệ sinh sạch sẽ chưa?
• Hệ thống video và âm thanh hoạt động bình thường không?
• Môi trường giao tiếp có vấn đề gì không?

Sau đó, hãy tổ chức một cuộc họp với nhân viên tại triển lãm trước giờ mở cửa. Trong ngày đầu tiên, kiểm tra từng bước và từ ngày thứ hai trở đi, chia sẻ các điểm cần cải thiện. Ngoài ra, ý tưởng tốt là nên có một buổi diễn tập cuối cùng với nhân viên về luồng công việc của sự kiện, từ việc gọi khách đến bàn lễ tân và đàm phán kinh doanh.

2 yếu tố quan trọng để tổ chức triển lãm ở Nhật Bản thành công

1. Nắm bắt mọi kế hoạch tổng quan về quá trình chuẩn bị và lập kế hoạch

Chuẩn bị là khâu rất quan trọng khi tổ chức một triển lãm. Cần phải ghi nhớ rõ những gì cần làm và khi nào cần phải làm. Nếu thậm chí chỉ có một việc chuẩn bị bị bỏ sót, việc vận hành công việc sau này sẽ rất khó khăn. Hãy dành cho mình khoảng một năm và bắt đầu bằng việc đặt mục tiêu cho triển lãm và tìm kiếm các triển lãm.

2. Chuẩn bị cho việc theo dõi sau triển lãm từ trước

Ngay cả khi một triển lãm diễn ra thành công, nếu không có kế hoạch tiếp tục thúc đẩy hoạt động của khách hàng tiềm năng, công ty sẽ không có gì cải thiện trong doanh số bán hàng. Do đó, sau triển lãm, công ty cần theo dõi và có nhiều kế hoạch tiếp xúc với khách hàng tiềm năng để khuyến khích họ mua hàng.

Các hoạt động theo dõi chính bao gồm:

• Tổ chức sắp xếp thông tin về khách hàng tiềm năng
• Gửi email cảm ơn
• Tạo dữ liệu từ danh thiếp và bản khảo sát
• Có kế hoạch theo dõi hành vi của người tiêu dùng

Trên đây, Japanbiz đã giới thiệu về việc chuẩn bị cho các triển lãm thực tế, nhưng gần đây số lượng “triển lãm trực tuyến” đã gia tăng và trở nên phổ biến hơn sau nhiều tác động của dịch bệnh cũng như sự lên ngôi của công nghệ.

Triển lãm trực tuyến là triển lãm mà trong đó các sản phẩm, video, tài liệu,… được trưng bày trong một gian hàng trên Internet, và các thành viên có thể trò chuyện hoặc họp qua video để quảng bá sản phẩm và dịch vụ của công ty với khách hàng.

Triển lãm trực tuyến không yêu cầu việc thiết lập gian hàng hoặc đi lại thực tế, vì vậy chuẩn bị ít hơn so với triển lãm thực tế, và có thể cải thiện hiệu suất kinh doanh. Đặc biệt, khi bạn tổ chức triển lãm trực tuyến, gian hàng của bạn sẽ vẫn giữ nguyên nên bạn có thể tổ chức thường xuyên từ lần thứ hai trở đi mà không cần tốn nhiều công sức.

Ngoài việc tăng hiệu suất kinh doanh, triển lãm trực tuyến còn có thể giảm chi phí cho người tham gia và người lao động, không cần quá nhiều công sức chuẩn bị. Bên cạnh đó, triển lãm trực tuyến có thể được xử lý song song với các hoạt động kinh doanh khác, giúp tận dụng thời gian hiệu quả hơn.

Triển lãm tại Nhật Bản cũng là một trong những cách thức kinh doanh phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tham gia đúng triển lãm là cơ hội tuyệt vời để cải thiện doanh số và tiếp cận đa dạng đối tượng khách hàng. Theo dõi JapanBiz để cập nhật thêm các thông tin liên quan đến thị trường kinh doanh Nhật Bản.