Bài viết này sẽ cung cấp toàn diện các kiến thức cơ bản về văn hóa khi gặp gỡ hoặc tham gia một cuộc họp với người Nhật hoặc công ty Nhật. Nếu bạn đang sắp phải tham gia một cuộc họp hoặc gặp gỡ với đối tác là công ty Nhật, thì đây sẽ là bài viết giúp cho bạn có nắm được các văn hóa làm việc cơ bản. Điều này sẽ giúp bạn có một cuộc họp suôn sẻ và tạo ấn tượng tốt với đối tác.
Japanbiz sẽ giới thiệu 2 văn hóa doanh nghiệp quan trọng nhất là văn hóa chào hỏi và văn hóa nemawashi (văn hóa cuộc họp) tại bài viết này.
Văn hóa chào hỏi của người Nhật
Khác với các nước phương Tây và Việt Nam
Về cơ bản, cách cúi chào của người Nhật có sự khác biệt theo giới tính. Nam giới khi cúi chào lưng phải thẳng, tay đặt hai bên dọc quần, mắt nhìn xuống. Với nữ giới, khác ở chỗ tay đặt phía trước đùi. Sau đó cúi chào.
Hành động cúi chào ở Nhật Bản được gọi chung là Ojigi, và chia thành 3 kiểu chào khác nhau nhé!
3 kiểu chào của người Nhật
Kiểu chào Eshaku 会釈
Đối với kiểu này, người chào mỉm cười, gật đầu nhẹ, hoặc cúi khoảng 15 độ. Đây là kiểu chào thông dụng nhất trong cuộc sống xã giao thường ngày ở Nhật. Kiểu chào này yêu cầu lưng cúi khoảng 15 độ, có trường hợp chỉ cần cúi đầu một chút. Kiểu chào này chủ yếu được dùng khi tình cờ lướt qua một người quen. Cũng có lúc eshaku được dùng để thể hiện lòng cảm kích, thay lời cảm ơn, kiểu chào này được cho là không phù hợp trong các sự kiện lớn.
Kiểu chào Keirei 敬礼
Khi chào kiểu Keirei, người chào cúi người khoảng 30 độ. Cách chào được áp dụng trong các cuộc gặp gỡ của doanh nghiệp. Khi chào, cả thân trên cúi xuống khoảng 30 độ và giữ nguyên 2-3s. Khi bước vào hoặc rời khỏi phòng họp, keirei là một hành động bắt buộc. Tương tự khi gặp gỡ với khách hàng cũng vậy.
Kiểu chào Saikeirei 最敬礼
Kiểu cúi đầu một cách tối kính lễ như Saikeirei được sử dụng khi muốn biểu thị sự biết ơn, niềm kính trọng với các bậc sinh thành như ông bà; cha mẹ; Thần; Phật, những người có địa vị trong xã hội. Hành động cũng được sử dụng khi người nói muốn thể hiện sự cảm ơn, xin lỗi một cách thành tâm. Có thể thấy độ cúi người tỷ lệ thuận với mức độ trang trọng. Vì vậy, ở cách cúi chào này người ta sẽ cúi rất thấp, khoảng 45 – 60 độ; và sẽ giữ nguyên tư thế khoảng 3s hoặc lâu hơn tùy tình huống.
Thực ra người Việt Nam mình, gặp nhau thì cũng có màn chào hỏi chứ, nhưng nó không có quy chuẩn nhất định và mọi người không dùng nó để đánh giá quá nhiều về một con người. Còn đối với người Nhật, một hành động, lời nói nhỏ của bạn cũng có thể để lại ấn tượng nào đó. Đặc biệt nếu là lần đầu gặp mặt. Vì vậy, đừng để mất điểm dù ở trong bất cứ hoàn cảnh nào nhé! Chúc các bạn có một cuộc sông vui vẻ tại Nhật Bản!
Nemawashi – Văn hóa cuộc họp tại Nhật
Người Nhật có niềm đam mê mãnh liệt với công việc. Họ thậm chí có thể từ bỏ kỳ nghỉ bên gia đình để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Bên cạnh sự tận tụy, cống hiến đáng nể phục ấy, người dân Nhật Bản còn có những quy tắc đặc thù trong khi làm việc, xứng tầm để thế giới học hỏi. Một trong những văn hóa khác biệt nhất đó là Nemawashi – Văn hóa cuộc họp.
Nemawashi là gì?
Nemawashi – 根回し trong tiếng Nhật có nghĩa là vặn rễ cây, bứng rễ cây để chuyển cây sang một chỗ đất mới. Khi chuyển cây, bạn cần phải xử lý những rễ cây trước đó một thời gian để cây có thời gian mọc rễ mới; dễ dàng di chuyển và thích nghi với môi trường mới hơn. Trong việc bứng rễ cây, nếu người trồng không biết xử lý gốc cây, rễ cây thì cây có thể sẽ bị chết. Nghĩa bóng của từ này chính là “thu xếp, sắp xếp”.
Tại sao lại ví von Nemawashi với văn hóa họp trong công ty?
Một cuộc họp bình thường của một công ty là lúc mọi người cùng bàn luận, đưa ra ý kiến để thống nhất quyết định. Hoặc đơn giản là để xác nhận lại nội dung đã được thống nhất trước buổi họp. Hầu hết các buổi họp ở công ty ở Nhật chỉ là giải thích các tài liệu; trả lời 1 vài câu hỏi liên quan đến vấn đề, sau đó sẽ đi đến quyết định cuối cùng và kết thúc buổi họp. Hay nói cách khác là quyết định đã coi như được đưa ra trước buổi họp.
Vì vậy, trước khi diễn ra buổi họp, cần phải tham khảo và lấy ý kiến trước của những người liên quan. Điều này sẽ khiến cho buổi họp diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn. Tuy nhiên, việc đưa ra ý kiến và thống nhất quyết định cũng sẽ mất nhiều thời gian hơn. Quá trình thu thập và củng cố các ý kiến này được gọi là Nemawashi.
Tại sao công ty Nhật rất quan trọng Nemawashi trong buổi họp?
Tại Nhật Bản, các buổi họp được xem như là một nghi thức của công ty. Việc thực hiện Nemawashi để cung cấp thông tin; tham khảo và lấy ý kiến trước đó của những người có liên quan được xem là một bước quan trọng. Nemawashi không chỉ giữ cho các mối quan hệ tốt đẹp mà còn giúp cho công việc tiến triển thuận lợi; tránh những xung đột không đáng có khi tranh luận về các vấn đề trong cuộc họp.
Điều gì sẽ xảy ra nếu không thực hiện Nemawashi?
Gây ra cảm giác không được tôn trọng đối với người tham gia
Bất cứ các cuộc họp nào diễn ra đều có những ý kiến trái chiều. Người ta có câu “ 9 người, 10 ý”. Vì vậy, dù cho ý kiến bạn có hợp lý đến đâu, thì vẫn sẽ xuất hiện những ý kiến không đồng tình hoặc phản đối quyết định của bạn. Lý do cho việc không đồng tình đó, nhiều khi chỉ đơn giản là 「俺は聞いてないよ」– Tôi chưa được nghe gì về việc đó cả.
Khi một người nói câu này trong cuộc họp, có nghĩa là họ không được lấy ý kiến và đã không được trao đổi trước về quyết định/ ý kiến mà bạn đã đưa ra trong cuộc họp. Điều này khiến họ cảm giác ý kiến của mình không có giá trị; cảm giác bị tổn thương lòng tự trọng. Đó chính là lý do đầu tiên kiến cho một người nào đó có quyết định phản đối ý kiến của bạn. Dù cho ý kiến/ quyết định của bạn có hợp lý đến đâu đi nữa.
Không có đủ thời gian cần thiết để thảo luận và đưa ra ý kiến
Nếu không được Nemawashi trước, người tham gia sẽ không thể biết trước vấn đề sẽ thảo luận; cũng như ý đồ và cách giải quyết vấn đề đó của người phụ trách. Người tham gia sẽ không có đủ thời gian để xem xét cũng như đưa ra các ý kiến phù hợp để giải quyết vấn đề trong phạm vi 1 buổi họp.
Ý kiến