Nhật Bản không chỉ là một trong những nền kinh tế lớn nhất thế giới mà còn là đất nước của sự đổi mới và công nghệ tiên tiến. Vì vây, việc tham gia vào các triển lãm thương mại tại Nhật Bản không chỉ là cơ hội để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của công ty, mà còn là bước đi quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ thương mại mạnh mẽ. Tuy nhiên, để có được một triển lãm thành công và đạt được mục đích kinh tế mà công ty muốn nhắm tới, việc nắm trước các vấn đề cần lưu ý là rất cần thiết.
Mục lục
Triển lãm là gì?
Triển lãm là một sự kiện do các nhà sản xuất và người bán buôn tổ chức với mục đích chính là giới thiệu sản phẩm mới và giới thiệu sản phẩm hiện có để mở rộng danh sách khách hàng mới của thương hiệu. Sự kiện được tổ chức với sự tham gia của nhiều công ty trưng bày tập trung cùng lúc theo chủ đề của sản phẩm. Các đơn vị tổ chức triển lãm thiết lập gian hàng riêng của họ và trưng bày sản phẩm để thu hút khách tham quan.
Nhiều gian hàng được trang trí theo phong cách riêng biệt, hoặc được trang bị các bàn đàm phán kinh doanh với mục đích không chỉ để khách tham quan xem gian hàng mà còn để tiến hành đàm phán kinh doanh.
Triển lãm ở Nhật Bản được cho là đã bắt đầu vào những năm 1950. Số lượng triển lãm đã tăng lên mỗi năm, và chúng đã trở thành một trong những hoạt động quảng cáo quan trọng nhất đối với các công ty đang hoạt động kinh doanh ở quốc gia này.
Có bao nhiêu triển lãm đang được tổ chức tại Nhật Bản?
Hiện tại theo các số liệu thống kê sơ bộ thì đang có khoảng 1.000 triển lãm được tổ chức hàng năm tại Nhật Bản. Chúng được tổ chức trong nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như “Máy móc và thiết bị công nghiệp chung”, “Thiết bị đo lường, phân tích, kiểm tra và thử nghiệm”, “Điện, điện tử, viễn thông và bán dẫn“, “Môi trường và năng lượng“, “Thực phẩm, đồ uống”, và các ngành khác.
Triển lãm thường được tổ chức trong khu vực “Business to Business” (từ doanh nghiệp đến doanh nghiệp), nơi các công ty và tổ chức là khách hàng chứ không phải là người tiêu dùng nói chung. Các hiệp hội công nghiệp và hiệp hội thương mại là các tổ chức tổ chức triển lãm phổ biến nhất, tiếp theo là các nhà xuất bản, đài truyền hình và báo chí. Chủ đề của triển lãm được quyết định và các công ty trong ngành đó được tụ họp cùng nhau.
Triển lãm được đặt tên theo ngành mục tiêu mà nó nhắm đến, như “Triển lãm cải cách phong cách làm việc”, “Triển lãm Thiết bị và cơ sở Y tế“, “Triển lãm ngành may mặc quốc tế”,…
Những đối tượng nào thường tham dự triển lãm?
Đa số khách tham quan triển lãm là các quản lý trung cấp, đang ở vị trí có khả năng thu thập thông tin về các sản phẩm tiềm năng cần giới thiệu, hoặc những nhân viên trẻ nằm trong độ tuổi từ cuối 20 đến cuối 30, làm việc dưới sự chỉ huy của các quản lý trung cấp. Khác với những người đã quyết định sản phẩm họ muốn mua, nhiều người quan tâm đến việc thu thập thông tin về công nghệ và kỹ thuật mới nhất liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, và cũng có nhiều người đang tìm kiếm một thông tin “tổng quan” thay vì mô tả chi tiết từng đặc điểm của sản phẩm đó.
Khách tham quan triển lãm thường mang thông tin trở về công ty của họ để xem xét cùng các nhân viên, sau đó tiến hành các cuộc thảo luận kinh doanh cụ thể. Do đa số khách tham quan chỉ đi tham quan xung quanh trong hội trường triển lãm để tìm thông tin hay sản phẩm hữu ích, nên người triển lãm cần phải tạo ra nhiều cách ấn tượng để thu hút khách tham quan ghé thăm gian hàng của mình.
Ngoài ra, hầu hết các triển lãm đều có phí vào cửa, nhưng trong nhiều trường hợp, việc đăng ký đặt chỗ từ trước có thể sẽ được miễn phí vé vào. Nếu có triển lãm về ngành hoặc dịch vụ mà công ty quan tâm thì công ty nên đăng ký trước để đảm bảo cơ hội được tham gia trưng bày tại triển lãm.
Triển lãm ở Nhật Bản được tổ chức ở đâu?
Ở khu vực Kanto có Tokyo Big Sight, Makuhari Messe và Pacifico Yokohama là những địa điểm thường xuyên tổ chức triển lãm. Còn ở khu vực Kansai, triển lãm chính sẽ được tổ chức tại INTEX Osaka. Các triển lãm lớn nhất có thể thu hút đến 2.300 công ty triển lãm và 500.000 lượt khách tham quan.
Diện tích triển lãm tại địa điểm được xác định trước bởi đơn vị tổ chức triển lãm, và phí triển lãm thay đổi tùy thuộc vào vị trí và kích thước của không gian. Vị trí của gian hàng rất quan trọng vì hiệu quả triển lãm của một công ty (chẳng hạn như số lượng danh thiếp thu được) bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi vị trí của gian hàng.
Làm thế nào để chọn được triển lãm phù hợp với mục tiêu của bản thân?
Khi lựa chọn triển lãm để tham gia, điều đầu tiên công ty cần thực hiện là làm rõ “mục tiêu” và “đối tượng khách tham quan”. Nếu bạn không có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ không thể hiểu hết được giá trị mà buổi triển lãm đó mang lại, và sẽ dẫn đến tình hình như “Công ty đã không đạt được hiệu quả mong muốn mặc dù đã tham gia triển lãm” hoặc “Ngay từ ban đầu, công ty quyết định tham gia triễn lãm là gì?”. Tóm lại, việc tham gia triển lãm đòi hỏi rất nhiều tiền bạc, công sức và thời gian nên nếu công ty không có mục tiêu và đối tượng khách tham quan rõ ràng thì sẽ lãng phí rất lớn.
1. Mục tiêu khi tham gia triển lãm
Có ba mục tiêu chính khi tham gia triển lãm là:
(1) Đạt được cơ hội bán hàng
(2) Tăng nhận diện thương hiệu
(3) Cải thiện mối quan hệ với khách hàng hiện tại
Khi quyết định trưng bày tại một cuộc triển lãm, công ty có thể muốn xem xét tất cả các mục tiêu có thể có, nhưng công ty chỉ nên quyết định mục tiêu nào là quan trọng nhất và nhắm đến nó.
2. Đối tượng
Một khi mục tiêu đã được xác định, đối tượng sẽ trở nên rõ ràng hơn, cụ thể như loại ngành nghề, chức danh, vị trí,… của đối tượng khách mời tham dự. Hãy tưởng tượng những người mà công ty muốn thu hút là ai.
Khi mục tiêu của công ty đã rõ ràng, hãy xem xét thời gian, địa điểm và ngân sách, sau đó chọn một vài cuộc triển lãm phù hợp với điều kiện của công ty và so sánh chúng.
Quyết định kích thước và vị trí của gian hàng triển lãm
Như đã đề cập trước đó, vị trí và kích thước của gian hàng là yếu tố quan trọng trong việc xác định hiệu quả của triển lãm mà công ty đang lên kế hoạch. Tùy thuộc vào kích thước và vị trí của gian hàng, chi phí thiết lập và số lượng nhân viên trong ngày triển lãm cũng sẽ thay đổi. Một số triển lãm cho phép người tham dự tự do quyết định vị trí của gian hàng tại thời điểm nộp đơn, trong khi cũng có một số triển lãm khác tổ chức cấp phát gian hàng theo nhiều cách khác nhau (chẳng hạn như quyết định vị trí gian hàng thông qua việc bốc thăm may mắn).
Nếu gian hàng triển lãm được đặt gần lối vào hoặc trong khu vực dễ nhìn thấy bởi khách tham quan, chi phí mở gian hàng sẽ cao hơn, và những vị trí tốt nhất sẽ được lấp đầy trước tiên.
1. Cách quyết định kích thước của gian hàng
Khi quyết định về kích thước của gian hàng, hãy xem xét các điểm sau:
(1) Cần không gian rộng bao nhiêu để trưng bày sản phẩm?
(2) Cần không gian rộng bao nhiêu để giải thích và tổ chức các cuộc họp kinh doanh?
2. Cách xác định vị trí gian hàng
Khi quyết định vị trí gian hàng, gian hàng đáp ứng được các điều kiện sau là có ưu thế:
- Nhiều mặt cửa sổ mở: Càng có nhiều không gian mở, càng nhiều điểm tiếp xúc giữa gian hàng và khách tham quan, thì càng dễ thu hút họ đến gian hàng của mình.
- Hướng ra lối đi rộng: Lối đi rộng thu hút nhiều khách tham quan hơn vì việc di chuyển trở nên dễ dàng hơn. Điều này cũng có ưu thế vì khách tham quan dành nhiều thời gian hơn để nhìn biển hiệu của gian hàng.
- Gần lối vào và lối ra của khách tham quan triển lãm: Hầu hết các triển lãm đều có cùng một lối vào và lối ra. Vì khách tham quan luôn phải đi qua khu vực này ít nhất một lần, nên có một không gian gần lối vào và lối ra là ưu thế.
- Gần các công ty có sức hút mạnh với khách tham dự: Sự gần gũi với các công ty nổi tiếng, các công ty có sức hút mạnh với khách hàng hoặc gần địa điểm của một sự kiện được tổ chức bởi đơn vị tổ chức triển lãm sẽ tăng cơ hội được nhìn thấy do luồng người thường xuyên đi qua.
Các không gian được xem xét là có ưu thế để thu hút khách tham quan nói chung đương nhiên sẽ khá đắt đỏ, vì vậy hãy xem xét tính hiệu quả chi phí khi quyết định vị trí của gian hàng. Nắm được một số lưu ý khi tham gia trưng bày tại hội chợ triển lãm Nhật Bản là điều quan trọng để có thể tham gia triển lãm trọn vẹn hơn.
Ý kiến