Chắc hẳn các bạn rất bạn khoăn để thành lập công ty và kinh doanh tại Nhật Bản, về mặt pháp lý thì với tư cách lưu trú nào thì mới có thể làm kinh doanh tại Nhật Bản? Và sẽ cần làm những thủ tục gì để có thể lập pháp nhân tại Nhật Bản?
Đối với người Việt Nam không giỏi tiếng Nhật, thì việc lập công ty không phải đơn giản, vì thế, ONE-VALUE xin giới thiệu các bước chi tiết trong bài viết này giúp các bạn hiểu tường tận về các thủ tục thành lập công ty ở Nhật(会社設立).
Thủ tục thành lập công ty tại Nhật (会社設立)dành cho người nước ngoài
Về cơ bản, khi muốn hoạt động kinh doanh và thành lập doanh nghiệp tại Nhật, người nước ngoài cần 2 bước chính:
– Làm các giấy tờ để thủ tục đăng ký thành lập công ty
– Xin tư cách lưu trú phù hợp: Visa kinh doanh Trong bài viết này, Japanbiz sẽ trình bày cụ thể hơn về bước số 1: Những thủ tục và giấy tờ đăng ký để xin thành lập công ty. Hướng dẫn xin tư cách lưu trú Visa kinh doanh, chúng tôi xin chia sẻ cụ thể ở bài viết tiếp theo.
Quy trình thành lập công ty tại Nhật(会社設立) dành cho người nước ngoài
Việc thành lập công ty tại Nhật (会社設立)giữa người nước ngoài và người Nhật không có sự khác biệt nhiều. Quy trình chung của thủ tục thành lập công ty tại Nhật(会社設立) là:
①Chọn loại hình thành lập công ty => ② Quyết định các điều khoản cơ bản của công ty => ③ Xây dựng điều lệ công ty => ④ Công chứng điều lệ => ⑤ Chuyển tiền vốn đầu tư =>⑥ Giấy đăng ký thành lập công ty
Sau đây là chi tiết nội dung 6 bước để thành lập công ty tại Nhật(会社設立):
Lựa chọn loại hình công ty
Ở Nhật có 4 loại hình công ty chính: Công ty cổ phần (株式会社), Công ty trách nhiệm hữu hạn (合同会社), Công ty hợp danh (合名会社), Công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn (合資会社)
Công ty cổ phần là một loại hình doanh nghiệp mà vốn của công ty được chia nhỏ thành những phần bằng nhau gọi là cổ phần và được phát hành nhằm mục đích huy động vốn tham gia của các nhà đầu tư, từ đó tiến hành các hoạt động kinh doanh.
Công ty trách nhiệm hữu hạn là một hình thức công ty mới được thành lập theo Luật doanh nghiệp có hiệu lực từ tháng 5 năm 2006 tương tự như công ty cổ phần, tất cả nhân viên chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số tiền đầu tư.
Công ty hợp danh là công ty chỉ bao gồm hai hoặc nhiều nhân viên chịu trách nhiệm vô hạn.
Công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn là công ty bao gồm nhân viên chịu trách nhiệm vô hạn và nhân viên chịu trách nhiệm hữu hạn.
Trong số này, loại hình doanh nghiệp được thành lập nhiều nhất ở Nhật cho đến nay là loại hình công ty cổ phần. Mặc dù các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn,… cũng được gọi là “Công ty cổ phần”(持分会社), nhưng vì loại hình công ty này chỉ dành cho những nhà đầu tư có mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau sâu sắc và đa phần là hạn chế số lượng thành viên góp vốn, vậy nên nếu thành lập theo loại hình Công ty cổ phần (株式会社) dạng này thì sẽ dễ huy động vốn và kinh doanh hơn.
Vì vậy khi người nước ngoài khởi nghiệp tại Nhật thường được khuyên là nên thành lập công ty cổ phần (株式会社).
Quyết định các điều khoản cơ bản của công ty
Khi thành lập công ty tại Nhật(会社設立)phải thực hiện theo các qui định của Luật Doanh nghiệp như: tên công ty, người sáng lập (chủ doanh nghiệp), số vốn đầu tư của cá nhân người khởi nghiệp, địa điểm trụ sở chính, đội ngũ nhân viên, mục đích (nội dung kinh doanh) của công ty, năm tài chính.
Xây dựng điều lệ công ty
Các điều kiện thành lập công ty tại Nhật cơ bản đã được quyết định ở mục ② sẽ đưa vào điều lệ công ty. Điều lệ công ty là những qui định căn bản của công ty nên khi thay đổi nội dung điều lệ công ty sẽ cần những thủ tục khá phức tạp. Vì vậy hãy cân nhắc kĩ lưỡng về điều lệ của công ty.
Công chứng điều lệ
Sau khi đã xây dựng điều lệ công ty cần đưa đến các Công chứng viên để chứng thực. Công chứng là công việc được áp dụng tại nhiều nước nên hầu hết người nước ngoài cũng đều quen thuộc.
Chuyển tiền vốn đầu tư
Vào ngày đã công chứng điều lệ, các cổ đông sẽ chuyển tiền đầu tư vào tài khoản của người sáng lập đại diện. Ở thời điểm này vì chưa thành lập công ty, cũng chưa có số tài khoản của công ty. Mà với tư cách lưu trú có thời hạn ngắn không thể mở tài khoản ngân hàng nên cần phải hợp tác với người Nhật có mở tài khoản ngân hàng tại Nhật.
Theo quy định của luật Doanh nghiệp, người sáng lập (nhà đầu tư) cũng cần đóng góp tối thiểu 1 cổ phần, nên cần phải đảm bảo đầu tư nếu muốn trở thành người sáng lập.
Giấy đăng ký thành lập công ty
Sau khi hoàn thành đầy đủ hồ sơ đăng ký, văn phòng Pháp lý sẽ tiến hành đăng ký thành lập công ty tại Nhật(会社設立). Ngay sau khi hoàn thành việc đăng ký thành lập, công ty sẽ được thành lập hợp pháp. Ngày nộp hồ sơ đăng ký thành lập cũng chính là ngày thành lập công ty.
Sau khi công ty được thành lập, bạn cũng sẽ nhận được Giấy chứng nhận các điều khoản đăng ký và bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, cũng cần tiến hành đăng ký con dấu đại diện.
Trên đây là quy trình để thành lập công ty, nhưng để công ty hoạt động vẫn cần làm các thủ tục cần thiết. Nếu công ty hoạt động có lợi nhuận, cần phải nộp thuế tùy theo mức độ lợi nhuận đó. Cũng cần đóng bảo hiểm cho các nhân viên đang làm việc cho công ty. Vì vậy, sau khi thành lập công ty, cần làm 4 thông báo sau:
- Thông báo cho cơ quan thuế về thuế vụ
- Thông báo cho chính quyền tỉnh hoặc thành phố về thuế địa phương
- Thông báo cho Phòng kiểm tra tiêu chuẩn lao động và Hello work về bảo hiểm lao động
- Thông báo cho Văn phòng hưu trí về bảo hiểm xã hội
Chỉ khi đã tiến hành các thông báo, công ty của bạn mới có thể đi vào hoạt động chính thức.
Hồ sơ cần thiết khi thành lập công ty
Những tài liệu cần chuẩn bị và giấy tờ cần làm khi thành lập công ty tại Nhật(会社設立).
Các giấy tờ, thủ tục cần chuẩn bị để đăng ký thành lập doanh nghiệp
1. Chuẩn bị con dấu giám đốc, ngân hàng, doanh nghiệp,… (会社の代表印、銀行印、角印)
2. Quyết định địa điểm trụ sở doanh nghiệp, Hợp đồng thuê văn phòng làm việc hoặc Hợp đồng mua bán bất động sản
3. Chuyển vốn đầu tư vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp sau khi xây dựng Điều lệ doanh nghiệp.
4. Đưa ra quyết định với những vấn đề quan trọng (có thể khác với nội dung Quy định & Điều lệ doanh nghiệp) như: Lựa chọn giám đốc, vốn điều lệ hay cổ phiếu phát hành,…
5. Sửa đổi lại Điều lệ doanh nghiệp và lấy chứng nhận (nếu cần)
6. Điền Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp (会社の設立登記申請)
7. Nhận Giấy chứng nhận các điều khoản đã đăng ký (登記事項証明書の取得) trong vòng 1 tuần sau khi đăng ký.
8. Gửi lại thông báo lên Phòng thuế và Văn phòng hành chính
🌻 Thông báo thành lập pháp nhân (法人設立の届出)
🌻 Thông báo liên quan đến các loại thuế phải đóng góp: thuế thu nhập, thuế nguồn (源泉税、消費税関係の届出)
🌻 Đăng ký phê chuẩn tờ khai màu xanh (青色申告の承認申請)
🌻 Thông báo về các loại bảo hiểm việc làm, bảo hiểm lao động (trong trường hợp thuê nhân viên)
🌻 Bảo hiểm hưu trí, bảo hiểm sức khỏe,…
9. Tạo danh thiếp và brochure công ty để quản trị thương hiệu
10. Tuyển dụng nhân viên (nếu cần)
Lưu ý: Số thuế Đăng ký công ty (登録免許税) cần nộp sẽ tương ứng với số tiền vốn điều lệ của doanh nghiệp:
🌻 Tối thiếu 150,000 yên với Công ty cổ phần (株式会社)
🌻 Tối thiểu 60,000 yên với Công ty trách nhiệm hữu hạn (合同会社)
Với trường hợp là người nước ngoài (pháp nhân nước ngoài) cần thay đổi các giấy tờ như sau:
- Trường hợp người khởi nghiệp hoặc giám đốc đang cư trú ở nước ngoài: giấy chứng nhận chữ ký thay cho giấy chứng nhận đăng ký con dấu
- Pháp nhân người khởi nghiệp là pháp nhân người nước ngoài: ① Bản cam kết thay cho giấy chứng nhận lý lịch làm việc, ② Giấy chứng nhận chữ ký thay cho giấy chứng nhận con dấu của người đại diện.
Đối với các nước có hệ thống chứng nhận con dấu thì cũng không có vấn đề gì với giấy chứng nhận chữ ký. Về bản dịch giấy chứng nhận đăng ký con dấu của các nước đó cũng không vấn đề gì, không nhất thiết phải do chuyên dịch viên dịch lại.
Hơn nữa, cần chú ý về thời gian xin các giấy chứng nhận như: giấy chứng nhận con dấu, giấy chứng nhận lý lịch làm việc, giấy chứng nhận chữ ký và bản cam kết, tất cả đều phải làm trước ngày thành lập công ty không quá 3 tháng.
Ngoài ra, trong tiếng Anh chứng chỉ ký tên được gọi là Signing Certificate và bản cam kết được gọi là Affidavit.
Sau đó, các bạn có thể bắt đầu nộp hồ sơ để xin visa kinh doanh lên Cục xuất nhập cảnh để có tư cách lưu trú và bắt đầu triển khai hoạt động kinh doanh.
3. Lời kết
Xin visa Kinh doanh ở Nhật và tiến hành làm thủ tục thành lập công ty tại Nhật(会社設立) là cả một quá trình phức tạp. Hiện tại công ty ONE-VALUE có dịch vụ tư vấn và hỗ trợ người Việt Nam lập công ty ở Nhật, hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập xây dựng kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm đối tác Nhật để phát triển kinh doanh. Nếu bạn nào có nhu cầu hỏi đáp hoặc cần trợ giúp, xin liên hệ: visa@onevalue.jp để được trợ giúp nhé!
Chúc các bạn tìm được con đường phù hợp và thành công ở Nhật Bản!
Ý kiến